El Mercurio Legal
La entrada en vigencia en Chile de la Convención de Apostilla de 1961 es un antiguo anhelo de los profesionales del derecho de nuestro país, pues simplifica el trámite de legalización a que deben someterse los documentos públicos que han de ser utilizados en el extranjero.
Actualmente, el procedimiento de legalización de documentos públicos chilenos para ser utilizados en el extranjero consiste en una cadena de actuaciones ante diversos funcionarios tanto del Estado en el cual se origina dicho documento como en el Estado destinatario del mismo, constituyendo un conjunto de trámites que tienen como objetivo certificar el carácter público del documento y la veracidad de la firmas del funcionario autorizante y de los funcionarios que anteceden en la cadena.
Por su parte, en cuanto a la legalización de los documentos públicos otorgados en el extranjero, de acuerdo a la actual legislación chilena en la materia, tienen pleno valor ante órganos públicos nacionales si cumplen con las siguientes condiciones:
(a) Que se acredite su autenticidad, mediante un engorroso procedimiento de autentificación del documento, denominado legalización;
(b) Que se traduzcan al castellano, si es que fueron extendidos en otro idioma; y
(c) En ciertos casos, que se protocolicen en el registro de un Notario.
Se trata de procedimientos que, tras más de 50 años de celebrarse la Convención de la Apostilla, que como veremos más adelante simplifica el empleo de documentos oficiales extranjeros, resulta difícil de explicar por anacrónicos y engorrosos, haciendo más difíciles y burocráticas las relaciones internacionales de toda índole, pero especialmente las relativas al comercio internacional, al flujo de capitales, a la inversión extranjera y, en general, a las actuaciones de personas de otras jurisdicciones que hayan de tener efectos jurídicos en Chile.
La Convención de la Apostilla busca, precisamente, eliminar la existencia de múltiples etapas en la cadena de legalizaciones, evitando así las demoras y costos asociados a la intervención de múltiples reparticiones públicas. La accesión de Chile a la Convención de la Apostilla modificará entonces en forma drástica la forma de acreditar la autenticidad de un documento público otorgado en el extranjero.
Comparando el nuevo procedimiento con la actual cadena de legalizaciones, pueden observarse cambios tanto en las gestiones de certificación que se realizan ante funcionarios extranjeros, como la eliminación de la segunda fase de legalizaciones, realizada ante agentes diplomáticos o consulares.
Sin embargo, si bien la Convención impedirá a Chile exigir otra prueba de autenticidad del documento público extranjero que la fijación de la correspondiente apostilla, nada obsta a que la legislación nacional sujete la eficacia de los documentos públicos extranjeros a otros requisitos o procedimientos, siempre y cuando no estén relacionados con la acreditación de su autenticidad.
La Convención de la Apostilla contiene un procedimiento ágil, económico y certero para acreditar la autenticidad de documentos públicos que han de ser utilizados en el extranjero, permitiendo cambios positivos en el procedimiento de certificación, ya que se reduce a una única etapa que consiste en la fijación de una Apostilla por parte de la autoridad competente del estado del cual dimane el documento público en cuestión.
Esta Apostilla está llamada a certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido.
Los requisitos copulativos para la expedición de una Apostilla son:
(i) que se trate de un documento emitido o autorizado en un Estado parte de la Convención;
(ii) que dicho documento vaya a ser utilizado en otro Estado parte de la Convención; y
(iii) que dicho documento tenga el carácter de público, de conformidad al artículo primero de la Convención.
Si bien el carácter de público de un documento ha de ser determinado por la regulación interna del Estado del cual procede el documento, el artículo primero de la Convención expresa qué ha de entenderse bajo ese concepto a la luz de la misma, así como también que la Convención no es aplicable a documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, ni a documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera.
La Convención busca, por lo tanto, eliminar el procedimiento de legalización, estableciendo que cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares procedan a legalizaciones, en los casos en que la presente Convención prevea la exención de las mismas, dejando al procedimiento de legalización de documentos como una opción residual a todos aquellos casos en que la Convención no aplique.
Es de esperar que nuestro país acceda prontamente a este sistema.
